Een artikel door Eduard von Saher en Luc Schinkel
Nog niet zo lang geleden waren er leveranciers van financiële software, enkele leveranciers van rapportagetools, leveranciers van databasetechnologie, leveranciers gericht op het ondersteunen van statistische analyses, leveranciers voor software voor financiële consolidatie en een enkele grote speler die zich bezighield met al die onderdelen.
Dit beeld van verschillende aanbieders vanuit verschillende invalshoeken is de laatste tijd duidelijk veranderd. Dat komt onder andere omdat veel organisaties tegenwoordig ook niet-financiële informatie in de managementrapportages opnemen, om de organisatie beter meetbaar en stuurbaar te maken. Hierbij is al dan niet gebruik gemaakt van organisatiebrede integrale besturingsconcepten, zoals de balanced scorecard of het INK-managementmodel. Het gebruik van andere dan financiële informatie dringt nu ook door in de verslaglegging en speelt een steeds belangrijkere rol bij de waardering van organisaties. Veel jaarverslagen zijn voorzien van prestatie-indicatoren gericht op klanten, personeel en andere informatiegebieden. Het traject rondom Basel-II, waarbij kredietdekking gekoppeld wordt aan operationele risico's, is ook een duidelijk teken van deze ontwikkeling. Voor het inschatten van de operationele risico's is informatie nodig die voorheen niet gebruikt werd voor de verplichte verslaglegging. Basel-II is misschien een klein begin maar de ontwikkelingen op het gebied van integrale rapportage(eisen) zullen, ook voor niet financiële organisaties, in de toekomst verder doorzetten.
Dit alles stelt natuurlijk meer eisen aan de informatievoorziening en rapportages en uw werk als financial. Het biedt echter ook de kans om meer ‘in control’ te komen en de organisatie beter meetbaar en stuurbaar te maken.
CPM: TOTAALOPLOSSING
Een veelgehoord begrip dat een totaaloplossing biedt voor rapportage en managementinformatie is corporate performance management (CPM), ofwel: integrale organisatiebrede managementinformatie. Onder CPM wordt verstaan: ‘het bij elkaar brengen van de processen, methoden, meetwaarden en systemen die nodig zijn om de prestaties van een organisatie te meten en te managen’. Het is dus een paraplubegrip waaronder zowel het rapportage- en analyseproces valt maar ook budgetteren, het maken van forecasts en de financiële consolidatie. Door het integrale karakter is CPM een concept waarbij zowel financiële als niet financiële informatie een belangrijke rol spelen. Hierdoor sluit CPM goed aan bij de opkomst van integrale besturingsconcepten, zoals de balanced scorecard of het INK-managementmodel. Veel softwareleveranciers spelen in op CPM door zogenaamde CPM suites aan te bieden die alle bij CPM behorende functionaliteit afdekken.
Een aantal jaren geleden waren leveranciers veel makkelijker te onderscheiden omdat ze verschillende functies (zoals financiële consolidatie, rapportage, analyse, et cetera) ondersteunden. Door de CPM ontwikkeling is het echter wel moeilijker geworden om de verschillende leveranciers en hun producten uit elkaar te houden. Want als gevolg van veel overnames en veel productontwikkeling bieden ze inmiddels allemaal een bij CPM passende totaaloplossing waarbij alle functies ondersteund worden. En dat maakt de keuze niet eenvoudiger.
Hoewel het de meeste gebruikers nauwelijks interesseert wat er technisch allemaal op de achtergrond gebeurt (‘zolang ik maar betrouwbare rapportages heb’) blijkt uit ervaring dat enige conceptuele kennis van de componenten die CPM ondersteunen de kansen op een succesvolle implementatie aanzienlijk verbetert. Deze informatie is ook nuttig als u voor de keuze voor of implementatie van een financieel pakket staat. De functies van een financieel pakket maken immers onderdeel uit van CPM, en voor degenen die toch bezig zijn beter ‘in control’ te komen, kunnen die beter meteen rekening houden met alle rapportagewensen.
Het raamwerk voor een goede CPM-oplossing is weergegeven in de figuur rechts op deze pagina. De in de figuur weergegeven elementen worden hierna beschreven.
Ontsluiting van de data uit de systemen
De kracht van CPM zit ‘m in de ‘C’ van corporate ofwel bedrijfsbreed of integraal. Om integraal de prestaties van de organisatie te kunnen meten, zijn gegevens nodig uit verschillende systemen die de bedrijfsprocessen ondersteunen en vaak ook uit systemen van buiten de eigen organisatie, zoals marktgegevens. Dit worden vaak bronsystemen genoemd. Door de data uit de verschillende (ERP)-bronsystemen te combineren, ontstaat zinvolle managementinformatie. Bijna iedere leverancier heeft dit gereedschap inmiddels in haar assortiment onder de noemer ETL (extractie, transformatie, laden). In gewone taal noemen we dit de ontsluitingslaag. Bekende leveranciers op dit gebied zijn Informatica en Kalido.
Opslaan en beheer van de ontsloten data
Zodra de data periodiek uit de bronsystemen is ontsloten, moet dit ergens worden opgeslagen. Deze opslag vindt gewoonlijk plaats in een (relationele) database. Enigszins kort door de bocht noemen we deze opslaglaag een datawarehouse. Nu wordt vaak gezegd: ‘Ja maar ik heb toch alles al in SAP/Axapta/Decade/Coda enzovoort en ik heb hier een paar prachtige excelsheets die mij precies alle informatie geven die ik wil hebben en…’. Hier gaat men voorbij aan een paar krachtige voordelen van het CPM-concept, zoals de beheersbaarheid, de opslagcapaciteit, het centraal eenduidig bewaken van de bedrijfsgegevens en bedrijfsdefinities (‘één versie van de waarheid’), en de geautomatiseerde aanlevering van gegevens, zodat de focus van het proces van informatievoorziening meer komt te liggen op het ‘analyseren en rapporteren van informatie’ in plaats van het ‘bijeenharken van data’. Bekende leveranciers die oorspronkelijk uit deze hoek komen, zijn Oracle en sinds enige tijd ook Microsoft.
Analyseren van informatie
Het is natuurlijk mooi als de bedrijfsgegevens in een datawarehouse staan, maar het is natuurlijk uitermate inefficiënt als u steeds een IT-er moet vragen een rapport te bouwen dat u dan vervolgens drie weken later net niet volgens uw wensen krijgt. Op die manier komt u natuurlijk nog steeds niet in control, ondanks alle mooie datawarehouses en periodieke ETL- slagen om het datawarehouse te vullen. Maar ook hier zijn natuurlijk oplossingen voor gevonden. Zo is er de zogeheten OLAP-oplossingen (on line analytical processing: vaak beter bekend onder de naam kubussen). Vanuit het datawarehouse wordt een extractie gemaakt van een geselecteerd deel van de informatie (bijvoorbeeld personeelsinformatie) en deze wordt zodanig gemodelleerd dat de gebruiker naar hartelust gebruikersvriendelijk kan grasduinen in de gegevens. De bekendste leveranciers die oorspronkelijk deze techniek verkochten, zijn Cognos en Business Objects.
Maken van rapportages
Het is natuurlijk een illusie om te denken dat de Raad van Commissarissen, de directie, de Gemeenteraad, de Secretaris Directeur en andere bestuurders ‘on line in een kubus analytical te gaan zitten processen’. Die willen gewoon mooie rapporten zien. Ook het kunnen maken van nette afdrukbare rapportages is kortom een belangrijk onderdeel van CPM. Crystal Reports (inmiddels overgenomen door Business Objects) is hier een bekend voorbeeld van.
Visueel maken van de prestaties
De meest bekende en aansprekende functies van CPM zijn misschien wel de cockpits, dashboards en scorecards. Met de opkomst van concepten als de balanced scorecard en het INK-managementmodel kwam natuurlijk snel de wens om de belangrijkste kritieke succesfactoren en prestatie-indicatoren van organisaties kleurrijk en aangekleed in beeld te brengen. Zoals uit de benaming blijkt, vindt deze weergave het liefst plaats in de vorm van het dasboard van een snelle bolide of de cockpit van een moderne straaljager. Ook weergave aan de hand van de standaard plaatjes van integrale organisatiebesturingsmodellen (balanced scorecard, INK-managementmodel) is hier populair. Deze functionaliteit wordt door nagenoeg alle leveranciers geboden. Essentieel van deze cockpits is dat ze wel daadwerkelijk (data)technisch moeten aansluiten op de lagen die hiervoor zijn genoemd. Zo niet, dan kunt u het beter in Powerpoint doen: makkelijker en goedkoper.
Verrichten van de financiële consolidatie
Alle mooie bedrijfskundige integrale prestatiemanagement-visies ten spijt, zijn er natuurlijk gewoon de administratieve verplichtingen en zijn we toch bovenmatig financieel geïnteresseerd. Periodiek moeten natuurlijk de verschillende administraties worden afgesloten en moet de boel bij elkaar opgeteld en tegen elkaar weggestreept worden. Vaak wordt deze functionaliteit met het financiële pakket meegeleverd. En zodra er in grotere organisaties meerdere administratieve pakketten worden gebruikt, kunt u terecht bij een aantal leveranciers die zich in dit soort functionaliteit hebben gespecialiseerd zoals Hyperion, Allshare, OutlookSoft en Frango (inmiddels overgenomen door Cognos). Het aardige is dat ook deze leveranciers inmiddels CPM hebben omarmd. Als je tenslotte grootboekrekeningen kunt consolideren, waarom dan geen verzuimcijfers? Dus de gespecialiseerde financiële consolidatie pakketleveranciers die inmiddels niet gekocht zijn of worden door één van de marktleiders, richten zich ook op CPM. Soms wordt hierbij gebruikgemaakt van alternatieve benamingen als ‘reporting & analysis’ en ‘business performance management’.
Maken van budgetten, planningen en forecasts
Met deze functie komen we bij de kern van dit artikel. Hiertoe moet eerst verklaard worden hoe deze functie onder de paraplu van CPM is terechtgekomen. Technisch gezien is dat eigenlijk een beetje raar. Voor de echte business intelligence-aanhanger (dat was het modewoord voor management informatie voordat de term CPM in zwang kwam) is het eigenlijk ook een beetje vloeken in de kerk om registratiefunctionaliteit onder een business intelligence-paraplu te hangen. Budgetteren en plannen zijn immers gewoon administratieve functies die in de desbetreffende administraties moeten plaatsvinden. De resultaten daarvan komen ‘vanzelf’ vanuit de ondersteunende bronsystemen in het datawarehouse en kunnen dan geanalyseerd en gerapporteerd worden.
Maar ook budgetteren en plannen is niet meer wat het vroeger was. Ook dit zit ‘m in de ‘C’ (corporate) van CPM (of in de I van integraal prestatiemanagement). Er wordt natuurlijk veel meer verwacht dan louter een financieel budget. Veel organisaties maken gebruik van samengestelde prestatie-indicatoren en willen hierop ook plannen en voorspellen. Dat wil zeggen dat deze indicatoren berekend zijn door werkelijk vastgelegde gegevens uit verschillende bronsystemen te combineren. Sterker nog, een gedeelte van de gegevens die nodig zijn voor zo’n berekening wordt vaak in het geheel niet vastgelegd in een (gecontroleerd) bronsysteem. Hiervoor worden vaak excelsheets gebruikt.
Als gevolg van de wens om ook (integrale) prestatie-indicatoren te normeren en hierop te plannen, wordt dit proces ‘uit de financiële transactieomgeving getrokken’ en naar de CPM-omgeving verplaatst. Maar ook ‘normale’ financiële budgetterings- en planningsprocessen vinden steeds vaker in de CPM-omgeving plaats.
Kortom, onder de paraplu van CPM speelt ook het ondersteunen van een integrale planning & controlcyclus een steeds belangrijkere rol. Dit is ook de reden dat veel leveranciers hun productsuite hebben uitgebreid of willen uitbreiden met deze functionaliteit.
CONCLUSIE
In de praktijk merken we dat veel van de initiatieven op het gebied van CPM uit de hoek van planning & control komen. Het ligt dan ook vaak bij de financial (in samenwerking met de informatiemanager) om ervoor te zorgen dat de financiële rapportages en CPM-achtige initiatieven bij elkaar worden gebracht, zodat de organisatie beter meetbaar en stuurbaar kan worden gemaakt. En enige conceptuele technische kennis van de onderliggende hulpmiddelen is dan zeker een pré.
