Opstellen en start maken met uitvoering verbeterprogramma management informatie

Periode

2006 - heden

Uitdaging

Deze dienst onderkende een toenemende behoefte aan meer adequate sturing om haar opdrachtgevers beter van dienst te kunnen zijn. In de huidige situatie was er onvoldoende eenduidige informatie over de prestaties van de bedrijfsvoering (intern en extern). Er was een toenemende behoefte de prestaties van de organisatie beter meetbaar en stuurbaar te maken maar de dienst wist niet waar en hoe zij moest beginnen.

Aanpak en oplossing

Er is een analyse uitgevoerd waarbij de huidige en gewenste situatie in kaart is gebracht voor alle aspecten die raken aan de management informatievoorziening. De uitkomst hiervan was dat de problemen op het gebied van rapportage en analyse alleen aangepakt konden worden als de registratie van brongegevens allereerst verbeterd zou worden. Op basis hiervan is een programma opgesteld om de management rapportages stapsgewijs te verbeteren. De volgorde van die stappen is bepaald door het beschikbaar komen van nieuwe en verbeterde bronsystemen.

Eerste stap was het maken van een business case op basis van een Pilot applicatie. Doel van de business case was om de dienst in staat te stellen een goed onderbouwde keuze te maken om het verbeterprogramma daadwerkelijk uit te gaan voeren. Deze business case is door de directie goedgekeurd.

Op dit moment wordt gewerkt aan het opstellen van de functionele specificaties van de eerste productieapplicatie zoals omschreven in het verbeterprogramma. Na het implementeren hiervan zullen nog enkele (gekoppelde) applicaties volgen.

Resultaat

Het resultaat bestond uit het verbeterprogramma, een goedgekeurde onderbouwing van de bijbehorende investering. Doel van het verbeterprogramma is om het management beter in staat te stellen de organisatie te besturen door:

- informatie uit verschillende bronnen te combineren
- management informatie sneller te genereren
- de inspanning om de rapportages te maken drastisch te verminderen
- flexibele analyses mogelijk te maken
- eenduidige informatie te rapporteren

Evaluatie van de Pilot applicatie door management en analisten heeft aangetoond dat dit goed haalbaar is en dat de gekozen oplossingsrichting aansluit bij de organisatiedoelstellingen.