Hun rijk was zeer groot en zij kenden geen schrift. Een qipu bestaat uit een touw waaraan een aantal touwtjes gebonden zijn. In deze touwtjes worden knopen gelegd om informatie vast te leggen.
Management Informatie
Het ging dan om informatie met betrekking tot voedselvoorraden, demografie, het leger en andere informatie van belang om hun rijk te besturen. Kort na de conquista werden qipu's ook door Spaanse rechtbanken beschouwd als documenten met rechtsgeldigheid en vormden zo een manier van formele verslaglegging. De informatie werd vastgelegd door middel van knopen. In de Inca taal Quechua betekent qipu ook "knoop" en "aan elkaar vastknopen". Verder werd er gebruik gemaakt van verschillende kleuren, verschillende soorten knopen, extra aangeknoopte touwtjes en verschillende afstanden tussen de knopen om aan te geven waar de informatie betrekking op had (zie grote afbeelding). Het is bekend dat er gebruik gemaakt werd van een zuiver decimaal stelsel om kwantitatieve gegevens vast te leggen en te rapporteren. Het vermoeden bestaat dat de qipu ook werd gebruikt om kwalitatieve gegevens vast te leggen zoals verhalen, misschien gedichten en mogelijk toelichtingen op de kwantitatieve informatie die in een gedeelte van de qipu is vastgelegd. Tot op de dag van vandaag is er echter niemand in geslaagd om deze verhalen te ontcijferen. Waarschijnlijk waren in de Inca tijd ook maar een beperkt aantal mensen in staat om qipu's te lezen. Dit heeft dan wel wat overeenkomsten met organisaties waar veel met ingewikkelde macro's aan elkaar geknoopte Excel-sheets gebruikt worden voor de management rapportage. Ook in dat geval weet maar een zeer beperkt aantal personen hoe de informatie tot stand komt. Op afbeelding 2 is zo iemand zichtbaar. Een administrateur van een van de provincies met twee qipu's in zijn hand.
Gebruikers van management informatie
Misschien was hij wel op weg om aan de Inca (de term Inca betekent leider) te rapporteren zoals in afbeelding 3. Links is de Inca Tupac Yupanqui te zien. Rechts is de administrateur te zien die de Inca informatie geeft over de voorraadniveaus in 's rijks magazijnen (de Collca's op de achtergrond). Andere belangrijke gebruiker was, net als in moderne organisaties, de financiële functie. Op afbeelding 4 is de hoofdbetaalmeester Curaca Condor Chava te zien. Links onder staat een afbeelding van een yupana (telraam, waarvan de werking wel bekend is). Dit werd gebruikt om brongegevens te aggregeren tot management informatie die in een qipu werd vastgelegd. "Hoofdboekhouder Hatun Hucha Quipoc en hulpboekhouder Huchuy Hucha Quipoc tellen op planken en maken getallen tot ze komen bij wat er gebeurt in dit koninkrijk". Hatun en Huchuy (en veel anderen) waren dus verantwoordelijk voor het meer technische deel van ontsluiten, transformeren en aggregeren van de management informatie. Deze bestond uit verschillende meetwaarden zoals hoeveelheid voedsel, aantal inwoners en aantal werkbare dagen. "Hij telde de quina, de indianen, de feesten en zondagen". Deze werden vervolgens langs verschillende invalshoeken zoals tijd en regio geaggregeerd. "... maken getallen voor maanden en jaren en voor iedere stad en wijk en dorp". Deze informatie werd ongetwijfeld ook gebruikt door de "regidor" (zeg maar hoofd middelen) in afbeelding 5 om de diverse goederen optimaal over het rijk te verdelen. Een innovatief man omdat hij naast zijn qipu ook een boek in zijn hand heeft.
De Inca's waren dus heel goed in staat om hun rijk te besturen waarbij management informatie in de qipu's een belangrijke rol speelde. Een ander belangrijk punt was de infrastructuur waarlangs de informatie zich verplaatste. Hun rijk strekte langs duizende kilometers maar zij kenden het wiel niet. Er werd gebruik gemaakt van een zeer goede infrastructuur die bestond uit een netwerk van wegen en rennende koeriers in een reusachtige estafetteconfiguratie.
Succesfactoren bij het gebruik van management informatie
De Inca's hebben in korte tijd een reusachtig rijk opgebouwd dat over duizenden kilometers strekte van het huidige Ecuador tot diep in het huidige Chili. Zij hebben dit kunnen doen omdat zij in staat waren hun rijk goed te besturen, mede met hulp van de qipu. Maar waarom zijn ze dan zo jammerlijk onder de voet gelopen door een paar honderd Spanjaarden?
De Inca's "veroverden" met name door diplomatie, het uitwisselen van technologiën, door leiders van veroverde volken belangrijke posities te geven en door geplande huwelijken tussen familieleden van de Inca en de families van de leiders van de andere partijen. De Spanjaarden kwamen om goud te roven, te knechten en te overheersen. Zij hadden geen enkele boodschap aan de "softe" leiderschapscultuur waarmee de Inca's groot waren geworden. De concurrentie van de Inca's was meedogenloos en in het bezit van een aantal superieure technologieën (met name het harnas, paard en wiel).
Het hebben van goede informatie betekent dus nog niet dat de juiste beslissingen worden genomen. De Inca's hebben te lang gepoogd de Spanjaarden via meer diplomatieke weg de baas te blijven en ze hebben niet snel genoeg geïnnoveerd om met name de Spaanse ruiter in harnas militair de baas te kunnen. Ten opzichte van de concurrentie was hun cultuur niet prestatiegericht genoeg. Het is belangrijk dat er met de management informatie ook iets gedaan wordt.
