Snel, flexibel, betrouwbaar en in lijn met uw doelstellingen!
Management Informatie
Het stuurbaar en meetbaar maken van de prestaties staat bij veel organisaties hoog op de agenda. Dit is ook bekend onder modetermen als Business Intelligence, Government Performance Management, Corporate Performance Management, prestatiemanagement, prestatie indicatoren, kritieke succesfactoren et cetera.
Op diverse plaatsen in de organisatie worden initiatieven ontplooid die tot verbetering van deze stuurbaarheid en meetbaarheid moeten leiden. De praktijk blijkt vaak toch weerbarstiger dan de theorie en vele mooie en onhaalbare beloftes. Veel goede dingen komen in drieën, zo ook de succesfactoren voor management informatie trajecten.
- Relatie met organisatiedoelstellingen
- Besef dat er best wel veel bij komt kijken
- En dan ook niet alles tegelijk willen doen
ad1. Relatie met organisatiedoelstellingen
Managers hebben informatie nodig om hun organisatie te besturen. Het is daarom belangrijk dat de management informatie in lijn is met de doelstellingen van de organisatie. Dit begint bij de visie en de missie van de organisatie en eindigt bij de databasetabellen waar de brongegevens voor de management informatie uiteindelijk vandaan moeten komen. Het leggen van een duidelijke relatie tussen alle zaken die daartussen liggen (zie lijst hieronder) is van groot belang voor het succesvol verbeteren van de management informatievoorziening.
Visie en missie
↓
Strategie
↓
Kritieke succesfactoren
↓
Prestatie Indicatoren
↓
Functioneel ontwerp
↓
Technisch ontwerp
↓
Brongegevens
Om dat allemaal in een keer voor een hele organisatie op te pakken is (te) veel werk. Er komt namelijk best wel veel bij kijken.
ad2. Besef dat er best veel bij komt kijken
Tegen de achtergrond dat er best wel veel bij komt kijken, is de Schijf van Vijf ontwikkeld. Iedereen kent hem, de schijf van vijf. Om gezond te eten, is het belangrijk gevarieerd en gebalanceerd te kiezen. Het is dus niet goed om bijvoorbeeld alleen maar vlees of alleen maar groente en fruit te eten. De analogie met de implementatie van Management Informatiesystemen is zeer treffend. Om een organisatie beter meetbaar en stuurbaar te maken is het niet voldoende om enkel aandacht te besteden aan 1 aandachtspunt (bijvoorbeeld de tool of enkel het definiëren van alle prestatie indicatoren aan de hand van een besturingsmodel zoals INK). Alle aandachtspunten die raken aan management informatie zijn van belang. De Schijf van Vijf beschrijft de aandachtspunten die raken aan Management Informatie. Klik rechts voor meer informatie over de Schijf van Vijf.
ad3. En dan ook niet alles tegelijk willen doen
Met de vijf punten van de Schijf kan snel de neiging ontstaan om alle punten van de Schijf direct sterk te verbeteren. Maar net als bij de voedsel Schijf is matigheid belangrijk voor een succesvolle aanpak. In geen enkele organisatie kan alles tegelijk verbeterd worden. Vele jaren ervaring hebben geleerd dat alleen een stapsgewijze aanpak op basis van een consistent programma tot daadwerkelijke verbetering leidt. Essentieel hierbij is dat iedere stap tot een daadwerkelijke verbetering op het gebied van management informatie en rapportage.
Om het programma op te stellen is het nodig om inzicht te krijgen in de huidige - en gewenste situatie en de hiaten daartussen voor elk van de vakken van de Schijf van Vijf. Hiervoor wordt een Schijf van Vijf analyse uitgevoerd waarbij voornoemde aspecten geanalyseerd en (globaal) omschreven worden. Hieruit volgt een programma om de management informatievoorziening stapsgewijs te verbeteren. Vaak is een pilot de eerste stap van zo een programma om de gekozen tool en oplossingsrichting te toetsen. Daarna worden wordt dan sequentieel de management informatievoorziening uitgebouwd om de organisatie daadwerkelijk beter meetbaar en stuurbaar te maken.
